"COMO SE SENTAR À MESA ... DE REUNIÃO!"

Você sabia que o local que escolhe para se sentar a uma mesa de reunião pode ser um diferencial estratégico? Confira essas dicas!

Executivos sempre estão as voltas com reuniões, isso é fato! Uma reunião de trabalho é o momento de maior exposição de um profissional, onde todo o seu conhecimento e poder de persuasão são colocados à prova , e que todos os seus colegas  estão ali, de olho em você. Na verdade, uma reunião de trabalho tem o poder de decidir o futuro de um executivo na empresa, não há meio termo. Então, confira aqui algumas dicas simples, mas que podem ser um diferencial ao seu favor na condução de uma reunião.

- Sentar-se a cabeceira da mesa é privilégio do "big boss" . Se utilize dessa posição somente na ausência do seu chefe, e caso você seja o seu braço direito.

- Caso você sinta a necessidade de uma postura opositora, sente-se na cabeceira oposta ao seu chefe, frente à frente. Mantém-se uma certa distância do oponente, porém, com um campo de visão aberto.

- Você quer lançar uma nova ideia ou produto que irá gerar polêmica? Então posicione-se quase em uma das pontas da mesa ( uma posição antes da ponta ), e coloque um colega que partilhe da mesma ideia e concorde com você na diagonal oposta. Isso fará com que você tenha uma conexão amigável no  momento em que o seu olhar cruzar a mesa, te servirá como apoio, e você ficará mais seguro na hora de sua exposição.

- Evite sentar-se nas pontas, propriamente ditas. Quem se coloca nessas posições geralmente passam despercebidos pela reunião, e não conseguem participar das decisões. Porém, dependendo do seu objetivo nessa reunião, também pode ser uma colocação estratégica.


Tente sempre chegar a reunião com uma certa antecedência. Escolha estratégicamente o seu lugar a mesa, organize todo o seu material de apoio de forma sequencial e lógica , e concentre-se. Receba os seus colegas de reunião, e aproveite para reparar na forma como cada um chega, o seu gestual, e inclusive o seu "estado de espírito", e utilize essas informações a seu favor. Depois, é só colocar todo aquele seu talento para fora, e fazer dessa sua reunião um sucesso.

Boa sorte!

"RECICLANDO SUA REUNIÃO DE TRABALHO"

Já que a palavra do momento é reciclagem, que tal utilizarmos em diversos setores de sua vida?Hoje vou propor  uma forma de se reciclar suas reuniões de trabalho, tornando-as mais produtivas e interessantes.

Com certeza você não gosta de reuniões de trabalho, mas que elas são necessárias ,isso é fato

É sempre aquela velha história: ou só uma pessoa fala, e os demais fingem que escutam, ou todo mundo fala ao mesmo tempo, e ninguém se entende, enfim, costumam ser  horas de muito estresse e apreensão, e de pouca produtividade..

Para tentar melhorar suas reuniões de trabalho, que tal reciclar este evento?Vamos primeiro relembrar que reciclar significa enviar novamente para o ciclo de vida útil...não é disso que talvez as suas reuniões estejam precisando?

Eu já fiz uma postagem anteriormente falando sobre reunião de trabalho e ,na ocasião ,coloquei a importância de se investirem mais recursos e tempo na fase de planejamento de um projeto, minimizando-se assim a necessidade de futuras reuniões para se corrigirem desvios.Achei pertinente lembrar, porque é realmente um ponto muito importante, e que não deve ser esquecido.

Mas como fazer para que você dê uma nova vida, e útil, as suas reuniões de trabalho?

Comece pela convocação.Envie um e-mail com no mínimo 10   dias de antecedência para os participantes , e no cabeçalho escreva a palavra “MUDANÇA” em destaque.Isso irá , de imediato, aguçar a curiosidade do leitor.

Logo abaixo mencione a data, o local, e horário da reunião, e o assunto a ser tratado.

Após isso, já deixe pré determinado as mudanças necessárias para que a reunião seja produtiva , dinâmica, e agradável.Veja algumas sugestões:

-Sugira que o participante vá para a reunião não como ouvinte, mas como peça fundamental no processo de resolução da pauta.Para tal, cada participante deverá chegar a reunião com no mínimo 2 propostas já elaboradas  referente a pauta, e deverá fazer uma exposição de suas propostas em no máximo 10 minutos, por exemplo...é claro que o tempo deverá ser estipulado de acordo com a complexidade da pauta e do número de participantes.

-Avise ao participante que o uso de celular estará terminantemente proibido, e que uma caixinha será colocada do lado de fora da sala de reunião com a secretária, para que ela recolha todos os celulares dos participantes.

-Eleja estrategicamente  um participante que deverá ser o mediador e agregador de idéias.Esta pessoa ficará responsável por anotar todas as propostas colocadas pelos participantes,agregá-las de uma forma racional e, ao final de todas as exposições, este mediador irá apresentar a todos os presentes um compacto de todas as propostas.

-Após isso haverá uma discussão sobre todas as propostas com um tempo x determinado e, posteriormente, uma votação.O mediador será responsável também por dar andamento as votações,divulgar os resultados, e mediar eventuais “desentendimentos” , que sempre são comuns.

-Comunique , como forma de incentivo, que aqueles que tiverem as suas propostas adotadas receberão algum tipo de recompensa:pode ser uma folga, uma entrada para assistir uma peça de teatro, um jantar em um restaurante bacana, enfim, estimule os participantes a se dedicarem com mais vontade  na elaboração das propostas.

-Coloque na sala de reunião um relógio bem grande e o mediador deverá  cronometrar, de fato, todas as etapas da reunião.A disciplina será um dos fatores determinantes para a produtividade de sua reunião.

-Convide uma pessoa que não faça parte do quadro de funcionários para acompanhar toda a reunião sem interferir e, ao final, peça para que essa pessoa opine sobre tudo o que viu e escutou, e que exponha o seu ponto de vista à respeito de tudo o que foi discutido.Essa pessoa pode ser um amigo da diretoria, ou até mesmo um cliente, dependendo da pauta a ser discutida, é claro.Ás vezes ,pessoas que não estão  envolvidas diretamente com o projeto podem contribuir com idéias surpreendentes.

Tenha uma boa reunião  e ao final sirva aos participantes um suquinho de maracujá e relaxe...você sobreviveu a mais uma reunião.

REUNIÃO DE TRABALHO

Já aviso de antemão que esta postagem não tem por objetivo transmitir fórmulas para que suas reuniões de trabalho sejam um sucesso, mas sim para que se reflita sobre o assunto.

A palavra reunião de trabalho entrou muito cedo no meu vocabulário.Me lembro, quando era criança, do meu pai chegando em casa , onde todos aguardávamos para o "cerimonial do jantar" : às vezes ele chegava contente, muitas vezes abatido e cansado, outras vezes meio introspectivo, enfim, e quase sempre ,a primeira frase  dele ao chegar era: -"Boa noite, tudo bem por aqui? Acabei de sair de uma reunião e estou..." aí vinha uma variedade de sentimentos que se alternavam a cada dia,de acordo com o resultado da dita cuja. Com isso, desde  cedo comecei a formar minha opinião  à respeito de reuniões de trabalho. Crescí, e com o tempo ,as tais das reuniões  passaram também a fazer parte da minha vida.É claro, elas são inevitáveis!Mas vamos combinar: o que se gasta de tempo e dinheiro com esses "eventos" chegam a casa do absurdo. O tempo acaba se tornando escasso: são tantas as reuniões que não se sobra tempo para que o funcionário coloque tudo em pratica. Se forem feitas com muita intensidade acabam por refletir em um gasto desnecessário ,além do tempo, com recursos materiais , coffee- break,deslocamentos, e por aí vai. Então, o que fazer? Bem, em primeiro lugar, reflita sobre o seguinte: "Reuniões , em sua maioria, são feitas para se resolverem pendências e/ou problemas que não existiriam caso houvesse sido feita uma reunião produtiva e objetiva antes de se iniciar um determinado projeto".Evite o re-trabalho, e aja sempre de forma preventiva.
Invista  maior tempo, recursos humanos e materiais, energia, e verbas,  na fase de planejamento de um  projeto. Quanto mais eficiente for o planejamento de um projeto, menor será a necessidade de reuniões para se corrigirem desvios. E você, anda participando de muitas reuniões?